shemonline L’exécution précise et minutieuse de la paie est sans doute l’une de vos plus importantes responsabilités d’employeur. Mais même si vous utilisez un système de gestion de la paie fiable, l’erreur humaine n’est pas exclue. Vous pouvez saisir des chiffres incorrects, oublier d’ajouter l’augmentation de salaire d’un employé ou omettre de supprimer un employé licencié de votre paie. Pour lutter contre ces problèmes potentiels, effectuez un audit de la paie.
En effectuant régulièrement un audit de la paie, vous pourrez détecter les erreurs rapidement. Découvrez les procédures d’audit de la paie pour détecter les erreurs et éviter les pénalités administratives, la fraude salariale, les corrections des déclarations fiscales et les employés mécontents.
Qu’est-ce qu’un audit de paie ?
Un audit des salaires est une analyse des processus de paie d’une entreprise pour en assurer l’exactitude. Les audits de paie examinent des éléments tels que les employés actifs de l’entreprise, les taux de rémunération, les salaires et les retenues d’impôt. Vous devriez effectuer un audit des salaires au moins une fois par an pour vérifier que votre processus est à jour et conforme à la loi.
En général, les audits de paie sont internes, ce qui signifie que c’est vous ou quelqu’un de votre entreprise qui les effectue. La réalisation d’audits internes peut vous aider à détecter des erreurs et à prévenir d’éventuels audits externes par la suite (comme ceux proposés par notre partenaire Paye Pro CBF).
Après avoir effectué la révision, examinez votre rapport de vérification de la paie. Si nécessaire, apportez des changements pour le traitement futur de la paie. Il se peut également que vous deviez apporter des changements rétroactifs. Par exemple, vous pouvez verser un salaire rétroactif à un employé ou payer plus d’impôts à l’État.
Avantages d’un audit de la paie
Alors, pourquoi devriez-vous effectuer un audit des salaires ? La meilleure question est de savoir pourquoi vous ne devriez pas le faire.
La réalisation régulière d’un audit des salaires peut vous aider à :
- Prévenir la fraude salariale en éliminant les employés fantômes ou les cartes de pointage mal marquées.
- Détecter les erreurs manuelles commises lors de la saisie des chiffres dans un système
- Repérer les erreurs de calcul si vous effectuez la paie à la main
- Se rendre compte que vous devez tenir compte d’une augmentation
- Supprimer les employés licenciés de votre liste de paie
- Vérifier l’exactitude de vos retenues d’impôt
- Comptabiliser avec précision les congés payés ou non payés.
- Comparer les heures payées aux heures d’arrivée des employés
- S’assurer que vous êtes en conformité avec la législation du travail (par exemple, la rémunération des heures supplémentaires).
Si vous ne vérifiez pas votre processus de paie, votre entreprise peut finir par verser des sommes excessives, enfreindre les lois sur l’emploi et verser des montants d’impôt incorrects.
Prenons l’exemple d’un employeur fictif, Jean. Jean a licencié une employée, Jenn, en mars, mais a oublié de supprimer Laura de la liste des salariés. En décembre, Jean décide de procéder à une vérification des salaires. Elle s’aperçoit qu’elle n’a jamais radié Jean. Jean a versé à Laura des salaires pour neuf mois supplémentaires, pour un total de 19 000 euros.
Procédures de vérification des salaires
Suivez les étapes suivantes pour commencer votre processus de vérification des salaires.
1. Examinez les employés figurant sur votre liste de paie
Examinez les employés figurant sur votre liste de paie. Vérifiez que tous ces employés ont travaillé pour vous pendant la période considérée. Si le nombre d’employés inscrits sur votre liste de paie est supérieur au nombre d’employés qui travaillaient pour vous, il se peut que vous ayez un problème.
Certains employés commettent des fraudes en ajoutant de faux employés à la liste de paie. Ou bien, vous avez peut-être oublié de retirer de votre liste de paie un employé qui a quitté son emploi.
Assurez-vous que la liste des employés inscrits sur votre liste de paie correspond à vos dossiers d’emploi. Retirez tous les employés qui ne travaillent plus pour vous. Vous devrez peut-être creuser davantage pour savoir pourquoi ces employés figurent sur votre liste de paie.
2. Analysez vos chiffres
Lorsque vous effectuez une vérification de la paie, vous ne pouvez pas éviter d’analyser les chiffres. Le taux de rémunération, les heures travaillées, la rémunération totale pour la période et les impôts retenus sont quelques-uns des chiffres essentiels de la paie.
Examinez le taux de rémunération de chaque employé pour vous assurer que vous lui avez versé le montant correct. Assurez-vous que le taux de rémunération est à jour et qu’il correspond au dossier de l’employé. Si vous avez accordé à l’employé une augmentation ou une réduction de salaire, vérifiez que vous avez modifié le taux de rémunération à la date applicable.
Vérifiez les heures de travail de l’employé. A-t-il vraiment travaillé ces heures pendant la période de paie ? Votre système de paie correspond-il à ce qui est enregistré dans votre logiciel de gestion du temps et des présences ? Avez-vous versé une rémunération pour heures supplémentaires aux employés non exemptés qui ont travaillé plus de 40 heures au cours d’une semaine de travail ?
3. Vérifiez que le temps est correctement relevé
La plupart des employeurs accordent des congés à leurs employés, et beaucoup d’entre eux leur accordent des congés payés (PTO). Accordez-vous des congés ? Si c’est le cas, assurez-vous que vous ou vos employés avez correctement étiqueté le temps lors du calcul de la paie. Ainsi, vous pourrez déterminer si un employé a travaillé ou non.
Si vous accordez un nombre fixe de congés payés, soustrayez-le du nombre de congés disponibles de l’employé. Assurez-vous d’étiqueter les congés comme des vacances, des congés personnels, des congés de maladie, des congés de deuil, ou toute autre étiquette que vous utilisez.
4. Examinez votre paie
Ensuite, examinez votre paie. Comparez vos résultats à d’autres registres pour vérifier que vos totaux correspondent. S’il y a un écart, examinez de près vos registres pour trouver le problème.
